Paspoortenpiek onder controle

“De paspoortenpiek was in de basis niet de aanleiding voor mijn flexplan”, vertelt Marjolein. Het was ons voornemen om het KCC en daarmee onze dienstverlening te professionaliseren waarom ik in de eerste instantie bij Seesing Flex aanklopte. We wilden namelijk pijnloos kunnen opschalen op de momenten dat onze dienst-verlening vanuit het KCC in de knel kwam door bijvoorbeeld ziekte, trainingen en opleidingen, vakanties en overleggen. Meer mensen vast in dienst nemen was niet de oplossing, omdat we juist flexibiliteit nodig hadden. En die vonden we in de vorm van een flexpool voor het KCC, wat direct al boven verwachting functioneerde. Het stelt ons in staat om, ongeacht de omstandigheden, ons gewenste dienstverleningsniveau te waarborgen, met een prettig en zeer bedreven team van vaste en flexibele krachten.”

De gemeente Oost Gelre roostert al geruime tijd op basis van data en ervaringscijfers, die ze – conform aan ambitierooster waarin ze de klant volledig centraal stellen – afstemmen op de vraag en behoeftes. “Op basis van deze kennis en onze prognose wisten we dus al tijdig dat we ook voor burgerzaken extra formatie nodig zouden hebben. Met het huidige team konden we de diensten wel invullen, maar dan zou ook hier niemand ziek mogen worden, of zelfs maar vakantie opnemen. Dat is natuurlijk niet haalbaar. Zeker niet voor een periode van 3,5 jaar, want zolang gaat de paspoortenpiek wel duren. Daarom ging ik opnieuw met Femke en Linda van Seesing Flex om tafel om ook hiervoor een flexibele schil op te bouwen. Gelukkig was er niet veel nodig om ze opnieuw te enthousiasmeren met dit idee.”

“Uiteraard waren wij ervan op de hoogte dat de paspoortenpiek eraan kwam”, vertelt Linda Meurkes, senior intercedent voor de overheidssector bij Seesing Flex. “Maar de gemeente Oost Gelre was wel de eerste die bij ons aanklopte met het plan van een flexpool. Nu weten we uit ervaring in andere sectoren dat dit een uitstekende oplossing is om piek en ziek op te vangen en ook hoe we zo’n pool moeten opzetten. We zijn dan ook beide keren voortvarend aan de slag gegaan om kandidaten te werven voor het KCC en later dus ook de afdeling burgerzaken. Aangezien hierin geen ervaren medewerkers beschikbaar waren, hebben we de geselecteerde kandidaten gericht opgeleid voor de werkzaamheden rondom de aanvraag en uitgifte van reisdocumenten. Met die basis konden ze vanaf januari starten met het inwerktraject en inmiddels draaien ze volop mee in het rooster. Elk van onze flexkrachten is zeer tevreden met de nieuwe werkplek en ook van Marjolein krijgen we steeds weer de positieve feedback dat al onze kandidaten perfect voldoen.”

Marjolein beaamt dat ze zeer content is met de flexpoolmedewerkers die Seesing Flex voor hen heeft geworven. “Ik ben echt positief verrast over de kwaliteit van de mensen die Seesing Flex kan leveren. Linda en Femke voelen uitstekend aan wat bij onze organisatie past en welke competenties voor functies nodig zijn. Het is fijn om deze ondersteuning van een flexpartner te ervaren en ik ben erg trots dat het in deze constructie gelukt is. Het was namelijk best spannend om dit op te zetten, maar gaandeweg kregen we er allemaal vertrouwen in en zagen we dat hetgeen we bedacht hadden ook echt werkt. Want waar we normaal gesproken 60 tot 70 reisdocumenten per maand verwerken, hebben we er in februari 640 verwerkt. En dat nog naast de reguliere taken op beide afdelingen en zonder verlenging van de wachttijden. Daar draaien we onze hand dus niet meer voor om. Het is een geoliede machine waarin beide afdelingen zeer goed samenwerken. Dit was nooit gelukt zonder de flexpools en uiteraard de inzet van al onze mensen. Ik ben dan ook heel blij dat we hiermee de dienstverlening naar onze burgers kunnen waarborgen”, aldus Marjolein.

Om ook andere gemeentes deze flexibiliteit te bieden, is Seesing Flex momenteel bezig om een algemene flexpool op te zetten voor zowel burgerzaken als klantcontactcentra. Femke Schröder is senior intercedent bij Seesing Flex en medeverantwoordelijk voor het samenstellen en waar nodig opleiden van dit team. “We hebben in onze eigen database al zeer geschikte kandidaten geselecteerd en zijn nog verder aan het werven, zodat we binnenkort een kwalitatief goed team klaar hebben staan. Elk van hen krijgt een contract voor een x-aantal uren, waardoor zij zekerheid hebben en wij een stabiele pool kunnen opbouwen. Vervolgens zetten wij ze in bij één of meerdere gemeentes op de momenten dat zij extra capaciteit nodig hebben. Deze kandidaten zijn dus (vooralsnog) niet gebonden aan een specifieke gemeente, maar inzetbaar voor elk van hen. Wij zijn ervan overtuigd dat we hiermee onze gemeentelijke klantenkring de flexibiliteit en capaciteit kunnen bieden die zij de komende jaren nodig hebben”, besluit Femke.